Dokumentvorlagen/Grafiken?

Dieses Thema Dokumentvorlagen/Grafiken? im Forum "Windows XP Forum" wurde erstellt von Axel Gibmeier, 22. Feb. 2007.

Thema: Dokumentvorlagen/Grafiken? Hallo, mir stellt sich ein Problem, bei dem sich vielleicht die Nutzung einer Dokumenten-Vorlage anbietet, doch bin...

  1. Hallo,

    mir stellt sich ein Problem, bei dem sich vielleicht die Nutzung einer Dokumenten-Vorlage anbietet, doch bin ich da nicht sicher. Leider hat mir der Artikel zu Autotexten/Dokumentvorlagen (http://www.wintotal.de/Artikel/autotexte/autotexte.php) von PCDJoe nicht hundertprozentig weitergeholfen.

    Problem: Wir haben auf unserem Server ca. 150 versch. Word-Dokumente, die alle eine identische Fußzeile aufweisen. Die Fußzeile besteht nur aus einer Grafik, die unsere Firmen-Anschrift, Handelsregister etc. enthält. Alle diese Dokumente sind passwort-schreibgeschützt. Die 150 Dokumente wiederum sind zum Großteil Formulare mit entsprechenden Feldern: es handelt sich um unsere Auftragsformulare für unsere Produkte, die vom Vertrieb bei Neuaufträgen ausgefüllt werden. (Felder sind nicht schreibgeschützt, Vertrieb kann aber das Formular eben nicht ändern).

    Wenn sich unsere Firmierung/Anschrift etc. ändert, müssen wir also alle 150 Dokumente manuell öffnen, Schreibschutz entfernen, in der Fußzeile die geänderte Grafik einfügen, das Dokument schreibschützen und wieder abspeichern. Dies kommt bei uns ca. 3-4 mal im Jahr vor und ist echt aufwändig/ärgerlich.

    Können wir mit Hilfe von Dokument-Vorlagen dieses Problem beheben, so dass wir nur noch in der Dokument-Vorlage die neue Grafik einkleben und in Zukunft immer dann, wenn ein Vertriebler das eigentl. Dokument (Formular) öffnet, automatisch aus der Dokument-Vorlage die neue Grafik in der Fußzeile steht?


    Wie müssen wir hierfür vorgehen? Die Word-Hilfe ist hier leider nicht sehr aussagekräftig... Im o.g. Artikel steht, dass Dokumentvorlagen auch Grafiken enthalten können. Könnte ich also nachträglich eine solche Grafik in der Dokumentenvorlage ändern und Word würde bei jedem Öffnen eines Dokumentes, das auf dieser Vorlage basiert, die neue Grafik nutzen?

    Oder welche andere Möglichkeit hätten wir, diesen Prozess zu optimieren? (z.B. mit globalen Feldfunktionen/Autotext-Einträgen, in denen wir unsere Firmierung stehen haben - dann nicht mehr als Grafik) und wir nur in irgendeiner Datenbank den Feld-Eintrag einmal ändern, der bei jedem Öffnen des Dokuments aktuell abgerufen wird?

    Danke für Eure Hilfe...

    Axel
     
  2. Ola,

    Mit Dokumentvorlagen geht das gar nicht nachträglich ... die wirken nach einer Veränderung immer nur auf ein Dokument, dass auf dieser Basis neu erstellt wird.

    Die einzige Lösung, die mir auf die schnelle einfällt ist ein FELD, dass bei Druck ja immer automatisiert wird. Wenn also die Fußzeilen-Grafik oder ein Autotxt per Feld eingehängt sind, dann wird eine Änderung zwar nicht beim Öffnen, aber spätestens beim Drucken sichtbar ... Ansonsten ist links die Mailaddi ... ein Beispieldokument würde helfen ...