Formatvorlagen für Word97

Dieses Thema Formatvorlagen für Word97 im Forum "Microsoft Office Suite" wurde erstellt von Klaus29, 15. Nov. 2011.

Thema: Formatvorlagen für Word97 Hallo, ich komme gerade vom XP-Rechner eines Bekannten (über 80 Jahre alter Priester), der seine Predigten mit...

  1. Hallo,

    ich komme gerade vom XP-Rechner eines Bekannten (über 80 Jahre alter Priester), der seine Predigten mit Word97 schreibt. Im Dreijahresrhythmus (3 Ordner - A - B - C - mit den Sonntagen 1 bis 34 und die Festtage) sind alle seine Predigten geordnet abgelegt.
    Jetzt ist das Problem, dass seine Augen nachlassen. Somit richtete ich ihm eine Formatvorlage (FV) mit 17 Punkt ein, gegenüber seiner bisherigen 14 Punt Schriftgröße. Diese FV speicherte ich ihm unter dem Namen Predigt ab. Ich meinte, ihm damit geholfen zu haben, doch nun erklärte er mir sein Problem:
    Mein Bekannter ruft immer die Predigt auf, die er vor 3 Jahren gehalten hat und aktalisiert diese. D.h. er ruft immer die Datei mit 14 Punkt Schriftgröße auf und will nun eigentlich das neue Format mit 17 Punkt haben.
    Den Weg, den ich hierfür kenne ist: Er müsste für jede dieser über 200 Dateien ein jedes mal erst mal eine neue Datei über die neue Formatvorlage erstellen, den Inhalt der Predigt dorthin hineinkopieren und dann unter dem gleichen Namen abspeichern, wie die aufgerufene Datei hatte. Dies ist Arbeit.
    Wenn seine Augen noch schlechter werden, braucht er irgendwann eine 20 Punkt Schrift.
    Da er ein sehr sympathischer Priester ist, der noch gesundheitlich noch viele Jahre seinen Dienst versehen kann, will ich ihm gerne helfen. Dabei will ich weder ihm noch mir unnötige Arbeit machen.

    Von StarOffice 5.2 - mit dem ich arbeite - kenne ich es so, dass ich eine Formatvorlage erstellen kann, auf die dann viele Dateien fußen. Wenn ich dann irgendwann diese Formatvorlage ändere, bemerkt dies StarOffice und fragt beim Aufruf eine danach erstellten Datei, ob das geänderte Format auf diese Datei angewendet werden soll. Wenn ich dies bestätige, habe ich das neue Format auf der alten Datei.

    Frage:
    Ist eine solche Handhabung der Formatvorlagen unter Word97 auch möglich, dass alle danach erstellten Dateien zentral über die Formatvorlage aktualisiert werden können?
    Wenn ja, wo ist dieser Weg beschrieben?

    Mit lieben Grüßen, Klaus
     
  2. Hi,

    1. Zwei Begriffe müssen unterschieden werden: Formatvorlagen (nachstehend FV) und Dokumentvorlagen (nachstehend dot).
    - Eine Dokumentvorlage ist eine Textdatei mit besonderen Eigenschaften: klickt man sie doppelt an, wird sie nicht geöffnet, sondern erzeugt eine Kopie von sich unter dem Namen Dokument1. Sie ist also eine Schablone für neue Dokumente (daher der Name document template, kurz Dot).
    - Eine Formatvorlage ist eine Liste von Formatierungen (für Zeichen und Absatz), die einen Namen hat. Eine FV kann immer nur in einem Dokument oder in einer Dot sein.

    2. Dokumente behalten eine Verbindung zu der Dot, mit der sie erstellt wurden (siehst Du in den Dateieigenschaften). Diese Verbindung kann nicht nur geändert werden. Sie erlaubt auch, die FVs im Tochter-Dokument der Dot zu aktualisieren (Befehl: Extras > Vorlagen und AddIns, ankreuzen: Formatvorlagen automatisch aktualisieren).

    3. Ich gehe nun davon aus, daß der Priester keinerlei tiefere Kenntnis von Word hatte. Deshalb sind die Absätze seiner Predigten mit ziemlicher Wahrscheinlichkeit a) auf Basis seiner Normal.dot entstanden und b) mit der FV Standard formatiert. Nur unter diesen Voraussetzungen funktioniert der folgende Vorschlag vollautomatisch.

    4. Dazu muß die Normal.dot geändert werden. Du begibst Dich an seinen Rechner und startest Word mit einem neuen Dokument (also der Standard-Start).
    - Drückst Alt+F11. Der Visual-Basic-Editor (VBE) öffnet sich. Das ist die Zentrale, in der man mit der in Word enthaltenen Programmiersprache VBA (nur daß Du's mal gehört hast) Zusatzfunktionen für Word erzeugen kann.
    - Drückst Du g+g. Das Direktfenster (bzw. Direktbereich) öffnet sich rechts unten.
    - Tippst Du ein:
    Code:
    ActiveDocument.AttachedTemplate.OpenAsDocument
    So wie's hier steht. Du wirst merken, daß Word versucht, Dir zu helfen. Wenn es meint, zu erkennen, was Du tippen willst, kommen kleine Fensterchen mit Listen. Wenn der gewünschte Befehl markiert ist, kannst Du ihn mit Tab (die Taste links neben dem q) übernehmen.
    Egal, wie Du's hinkriegst: obiger Befehl muß am Ende im Direktfenster stehen.
    - Drückst Du Enter. Word öffnet dann die Normal.dot.

    Wir bleiben zunächst in der VBE.
    - Links oben ist der Projektexplorer. Dort sollten zwei Einträge sichtbar sein: Projekt (Dokument1) und Projekt (Normal). Klickst Du auf den letzteren (denn wir wollen die Normal.dot verändern und nicht Dokument1).
    - Fügst Du ein Modul in die Normal.dot ein (entweder über's Einfügen-Menü oder über die Schaltfläche mit dem gelben Sternchen vor einem stilisierten Dokument). VBA nennt es Modul1 (was Du ändern kannst, wenn Du willst).
    - In dieses Modul tippst Du folgenden Code ein
    Code:
    Sub Auto_Open
     ActiveDocument.UpdateStylesOnOpen = True
    End Sub
    - Speicherst Du Normal.dot (entweder über's Datei-Menü oder über die Schaltfläche mit dem Diskettensymbol) und wechselst mit Alt+F11 zu Word.

    Wir sind jetzt in der normalen Dokumentbearbeitung von Word.
    - Achte darauf, daß Normal.dot aktiv ist und nicht Dokument1. Entweder ist jetzt nur der schwarze Strich, der das Dokumentende kennzeichnet, sichtbar, oder die stets vorhandene letzte Absatzmarke.
    In der Formatierungssymbolleiste sollte angezeigt werden, daß sie die FV Standard hat.
    - Änderst Du über das Menü Format > Formatvorlage die Schriftgröße der FV Standard von 12 auf 17 pt.
    - Speicherst Du Normal.dot nochmal und beendest Word.

    Erläuterung:

    Das getane bewirkt:
    - daß bei jedem Öffnen eines Dokuments alle enthaltenen FVs auf den Zustand in der Normal.dot zurückgesetzt werden. Beispiel: eine drei Jahre alte Predigt hatte bei der Erstellung die Schriftgröße 12 pt von der Normal.dot mitbekommen. Da standardmäßig die Option der automatischen FV-Aktualisierung abgehakt ist, würde die Predigt die Schriftgröße auf ewig behalten (wenigstens etwas, was ewig ist).
    Das Makro ändert das, die Verbindung zur Normal.dot wird wieder aktiv.
    - Durch den reservierten Namen Auto_Open läuft das Makro bei jedem Öffnen einer Datei vollautomatisch ab (man muß nix drücken). Das heißt, daß alle Dokumente auf 17 pt geändert werden.
    Den automatischen Ablauf habe ich bewußt gewählt, weil der Priester sehr wahrscheinlich nur seine Predigten an dem PC bearbeiten wird, wenn er so schlecht sieht.
    Daß alle Dokumente bearbeitet werden, habe ich ebenfalls bewußt gewählt, weil dadurch alle Predigten, die er auch nur anschaut, wieder mit der Normal.dot verbunden werden.

    Und das beste dabei ist: wenn sein Augenlicht noch schlechter wird, brauchst Du nur die FV Standard in der Normal.dot von 17 auf 20 pt zu ändern.

    Sollte der Priester wider Erwarten in harte Formatierungen vorgenommen haben, bleibt die Änderung der FV Standard wirkungslos. In diesem Fall muß er die harten Formatierungen wieder wegnehmen. Du zeigst ihm:
    - drückt er Strg+a (oder über's Menü Bearbeiten > Alles markieren)
    - drückt er Strg+Leertaste (kein Menübefehl)
    (lege ihm einen Zettel mit den zwei Tastenkombinationen unter die Schreibtischunterlage)

    Dies setzt die Schrift auf Standard zurück (also 17 pt). Allerdings entfernt das auch Auszeichnungen wie Unterstreichung oder Fettdruck.
    Auch das habe ich bewußt gewählt, denn der Priester bearbeitet ja seine Predigten. Er kann also die Auszeichnungen wieder hineintun.

    Wenn ihn das aber stört, kann er (nachdem er alles markiert hat) statt Strg+Leertaste auf den Pfeil neben der Schriftgradanzeige klicken und die Schrift auf 18 pt erhöhen (17 ist nicht angeführt, müßte er eintippen). Allerdings ist die Menüleiste so klein, daß ich diesen Weg nicht gehen würde.

    HTH.

    Markus
     
  3. Hallo Markus,

    ich danke Dir sehr für Deine rasche Antwort, die für mich ein großer Hoffnungsschimmer am Horizont ist. Es freut mich, dass Du auch gleich verstanden hast, dass ich dem Priester nicht viele Handgriffe und Klicks aufdrücken kann.
    Nun aber beginnt es, schwierig zu werden. - Ich beschreibe es mal kurz von StarOffice 5.2 her:
    Unter StarOffice kann ich beliebig viele Dokumentanvorlagen erstellen (z.B. Predigten, Vorträge, Handzettel). Jedes neu erstellte Dokument kann ich mit einer dieser Dokumentenvorlagen verknüpfen. Ich bin nicht auf das normal.dot wie bei Word97 angewiesen.
    Da der Priester noch Reisen leitet, Exerzitien hält, ... braucht er für die Predigten eine andere Dokumentenvorlage. Wenn ich die normal.dot ändere, dann habe ich auch seine Handreichungen für Reisen und Exerzitien mit geändert. Die sollen jedoch weiterhin auf normal.dot bleiben.
    Frage:
    Wie kann ich unter Word97 die Predigten rasch auf eine neue Dokumentenvorlage umstellen, so dass normal.dot noch erhalten bleibt?

    Mit herzlichem Dank, Klaus
     
  4. Hi,

    auch in Word kann ein Dokument eine von Normal.dot abweichende Dot haben.

    Das Problem liegt nicht darin, die Dot eines Dokuments von Normal.dot auf Predigt.dot zu ändern (das ist ein VBA-Befehl im Direktfenster:
    Code:
    ActiveDocument.AttachedTemplate = Predigt.dot
    natürlich mit Pfadangabe).

    Das Problem liegt im Setting. Wenn der Priester entgegen Deiner ersten Beschreibung doch ganz viel anderes macht als nur zu predigen, würde ich ihn die Änderungen auch selbst vornehmen lassen.

    Das liefe dann so: die Normal.dot wird wie beschrieben um ein Auto-Makro ergänzt. In diesem wird der Priester gefragt, ob das Dokument eine Predigt ist. Wenn er ja antwortet, wird die Predigt.dot zugewiesen und die automatische FV-Aktualisierung eingestellt. Wenn die Dot schon zugewiesen wurde oder wenn er nein antwortet, passiert nix.
    Code:
    Sub Auto_Open()
    'weist aktuellem Doc nach Rückfrage Predigt.dot zu
    Const dot As String = C:\Microsoft Office\Office\Vorlagen}Predigt.dot-><–– ANPASSEN!!
    Const msg As String = Predigt?-><–– ANPASSEN!!
     With ActiveDocument
      If Not (.AttachedTemplate = dot) Then
       If MsgBox(msg, vbYesNo + vbDefaultButton2,  Yeah!) = vbYes Then
        .AttachedTemplate = dot
        .UpdateStyles = True
       End If->MsgBox(...
      End If->.Attached...
     End With->ActiveDocument
    End Sub->Auto_Open
    Die beiden Const-Definitionen mußt Du anpassen. Der Abfragetext ist extra (sehr) kurz gehalten, weil ja nur er damit arbeitet. Auch den Titel der MsgBox (derzeit Yeah!– aus früheren Zeiten...) kannst Du ändern.

    Wie gesagt, ich bevorzuge die interaktive Methode. Alternativ könntest Du von Word aus ein Makro laufen lassen, das in zwei Schleifen durch die drei Verzeichnisse und die jeweils darin enthaltenen Dateien läuft und die Änderungen ohne Rückfrage vornimmt.

    Das Problem besteht weiterhin darin, daß ich nach Zuweisung der Predigt.dot weitere Annahmen machen mußte, wie der Priester seine Dokumente formatiert hat, also wie es innen in den Dokumenten aussieht. Damit steht und fällt der von mir vorgestellte Lösungsweg.

    HTH.

    Markus
     
  5. Hallo Markus,

    gerade die von Dir genannte Doppelschleife erscheint mir als die einfachste Lösung, da die Predigten wirklich nur in diesen drei Unterverzeichnissen liegen und dort nur die Predigten.
    Damit würde ich zunächst mal eine Dokumentenvorlage Predigt.dot erstellen. Danach würde ich das Makro aufrufen, das in allen Dateien der Unterverzeichnisse Lj_A, Lj_B und Lj_C die Verknüpfung von Normal.dot auf Predigt.dot ändert.
    Ist es viel Arbeit, so ein Makro zu schreiben? Ich habe noch nie mit VBA gearbeitet. Wenn es nicht viel Arbeit ist, könntest Du mir diese Zeilen schreiben und hier zur Verfügung stellen?

    Mit herzlichem Dank für Deine bisherige Hilfe, Klaus
     
  6. Hi,

    anläßlich eines anderen Posts auf wer-weiss-was.de fiel mir wieder ein, daß ich Dir noch eine Antwort schuldig bin. Daß dieser Post noch unbeantwortet ist hatte ich glatt vergessen. Also:

    ich würde das Makro nicht schreiben. Ich würde wie bereits beschrieben das Makro in die Normal.dot tun und die Konvertierung der Predigten manuell anstoßen. Wenn Du Dich an den PC des Priesters setzt und jede Predigt einzeln konvertierst, brauchst Du vielleicht eine halbe, höchstens eine Stunde (52 Wochen mal drei Jahre ergibt ca. 150 Dateien). Mehr aber nicht.

    Der Vorteil ist, daß Du ganz klar entscheidest, ob die gerade geöffnete Datei konvertiert werden soll oder nicht. Zusätzlich kannst Du harte Formatierungen mit Strg+Leertaste bzw. Strg+q aus der gerade geöffneten Datei entfernen.

    Ein schnell geschriebenes Makro kann das nicht, es würde alle Dateien gleich behandeln und könnte (denn der Ersteller ist ein Mensch und keine Maschine) ganz unerwünschte Resultate bringen, wenn die Dateien nicht so sind wie Du es hier beschrieben hast.

    Deshalb ziehe ich für mich immer die manuelle Methode vor. Die bringt bei geringfügig erhöhtem Zeitaufwand sichere Resultate.

    HTH.

    Markus
     
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