Outlook 2007 und 2010

Guten Tag,

unsere Fritzbox empfängt alle Faxe und leitet sie per Mail an 4 verschiedene Rechner von 4 Mitarbeiter/-innen weiter. Ein bestimmter Mitarbeiter ist dafür zuständig, die Faxe auszudrucken, die anderen lesen die Faxe nur. Welche Einstellungen in Outlook 2007 bzw. 2010 muss man wie vornehmen, damit nach dem Ausdrucken und Löschen die Mails auch bei den anderen Mitarbeitern nicht mehr erscheinen? Es gibt wohl eine Möglichkeit, beim Löschen die Nachricht auch auf dem Server zu löschen. Dazu dürfte aber nur der Mitarbeiter berechtigt sein, der das Fax auch ausgedruckt hat. Sonst gehen sie verloren. Kann uns dafür jemand einen Lösungsansatz geben?
Danke und freundliche Grüße.

Moin,

wenn die Faxe weitergeleitet werden erhält ja jeder eine Kopie und die kann selbstverständlich nicht von einem anderen Benutzer gelöscht werden.

Es gibt ne Möglichkeit, aber nur mit zusätzlicher Software die nciht kostenlos ist.

Vielen Dank. Darf ich nochmal andersherum nachfragen:
Angenommen Mitarbeiter C soll die Mails (Faxe) ausdrucken. Er kommt erst nachmittags zum Dienst. Früh fahren Mitarbeiter A und B ihre Rechner hoch und sehen die Mail in ihrem Outlook-Postfach. Wenn sie diese jetzt löschen, kann sie dann Mitarbeiter C nachmittags noch in seinem Postfach vorfinden? Wenn dem nicht so wäre (wovon ich ausgegangen bin), dann dürften A und B die Mail nicht löschen. Sie kann erst gelöscht werden, wenn C sie ausgedruckt hat. Wie sollten wir vorgehen?
Gruß Norbert

Wie gesagt, so wie du es erklärt hast bekommt jeder Mitarbeiter eine eigene Kopie.

Das heißt egal was einer der Mitarbeiter macht, bei den anderen passiert nichts.

Danke! Bitte entschuldige, wenn ich nerve, aber ich bin auf dem Gebiet absoluter Laie und auf Hilfe angewiesen.
Wie sieht es aus, wenn es sich nicht um ein IMAP- sondern ein POP3-Konto handelt und A oder B in Outlook eingestellt haben: "Entfernen wenn aus Gelöschte Objekte entfernt" oder der Haken raus ist bei "Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen"?

Hi, kein Problem ich helfe ja gerne.

Aber ich glaube so kommen wir nicht weiter. Ob die Nachrichten auf dem Server bleiben oder Nicht, spielt keine Rolle. Jeder hat sein eigenes Postfach sowohl in Outlook als auch auf dem Server.

sag mir einfach genau was du möchtest, ich denke ich kann dir dann bei einer Lösung helfen.

Danke für Dein Hilfeangebot!
Tja, ist schwer zu beschreiben, da es eine optimale Lösung wahrscheinlich nicht gibt. Wenn machbar, dann so:

(1) Mitarbeiter C druckt die Mails aus, schickt das Papier durch die Abteilung und löscht sie dann auf dem Server

(2) jeder, den es betrifft, zeichnet "zur Kenntnis genommen"

(3) die Rückläufer werden von C abgeheftet

(4) wenn C früh der erste ist und alle Mails ausgedruckt hat, müssen diese nicht zusätzlich in den Postfächern der anderen landen, weil es Zeit frisst, täglich 30 Mails durchzusehen und aus dem Postfach zu entfernen

(5) wenn Mitarbeiter C früh noch nicht da ist (Spätdienst, Urlaub, krank), sollen sich die anderen die Mails ansehen können und sie in ihrem Outlook-Postfach löschen können, Mitarbeiter C soll sie aber noch erhalten, wenn er zur Arbeit kommt und seinen Rechner anwirft

Das wäre der Idealfall, aber wir haben das noch nicht realisieren können. (4) scheint bei einem POP3-Konto zu klappen, nicht aber bei einem IMAP-Konto.
Schöne Grüße
Norbert

Einfachste Lösung:

Ihr erstellt eine 4. E-Mailadresse z.b. "Faxeingang@???.de". Diese Adresse wird in das Outlook jedes Mitarbeiters eingebunden.

Gerade wenn ihr wirklich IMAP Konten habt ist das Ideal, denn hier sind die Daten ja auf dem Server gespeichert.

Wenn nun Mitarbeiter C als erstes kommt kann dieser alles ausdrucken und danach die Mails löschen oder in einen persönlichen Ordner verschieben.

Die anderen Beiden würden dann gar nichts mitbekommen.

Ist C jetzt krank oder kommt später kann eine andere Person das übernehmen.

Das die Faxe bearbeitet wurden sieht man dann daran das diese nicht mehr als ungelesen gekennzeichnet sind. Oder noch besser man benutzt einfach die "kennzeichnen" Funktion von Outlook, so ist es 100% sicher.

Können Dir gar nicht genug danken - dass Du Dir solch eine Mühe machst!
Aber Du irrst, das haben wir schon ausprobiert.
Wir haben bei jedem Mitarbeiter eine gleiche Mailadresse in Outlook eingebunden. Auf dem IMAP (wir haben auch noch zwei POP, da wird es wieder ganz anders) sind 20 Mails angekommen. C kommt früh als erster und erledigt das Drucken. Dann löscht er alle Mails aus seinem Konto. Später kommen A, B und D und prompt: wenn sie ihren Rechner hochfahren meldet Outlook: Es sind 20 neue Mails vorhanden. Muss ja so sein, denn wie Du schreibst: hier sind die Daten ja auf dem Server gespeichert

Hallo,

dann ist bei der Einrichtung was falsch gelaufen, bzw. es ist etwas falsch eingestellt.

imap funktioniert so:

Alle Emails werden auf. Einem Mailserver gespeichert und Outlook schaut lediglich auf den Server und zeigt die Mails an. Ist das Postfach nun in mehreren Outlooks eingerichtet können alle die Mails solange sehen bis einer die Mails löscht. Dann sind sie nicht mehr auf dem Server und niemand kann sie mehr sehen.

der Vorgang wie du ihn beschreibst weist eher auf eine pop3 Adresse hin, da hier die Mails tatsächlich komplett vom Server abgerufen werden. Ist jetzt Outlook so eingestellt das die Nachrichten auf dem Server belassen werden, werden dann natürlich bei jedem die Mails im Posteingang landen.

Beschreib mir doch mal bitte wie eure Hardware-Struktur aussieht. (Server, etc.)

Ein paar Bilder von euren E-Maileinstellungen wären sicher hilfreich...

Wir bekommen das schon hin ... :wink:

Danke Dennis. Jetzt seh ich klarer! Der Fehler trat auf, weil unsere Mails zuerst auf unserem Linux-Server landen. Und dieser Bursche macht das nicht, was ein IMAP-Server tun sollte. Den kann ich leider auch nicht umkonfiguerieren. Ich muss den Systemadministrator rufen. Hab die Konten von zwei Oulook-Rechnern umgestellt, so dass sie die Mails direkt vom Telekom-Server holen. Dann klappt das alles genauso, wie Du es beschrieben hast. Noch einmal vielen Dank für Deine Mühe.
Herzliche Grüße
Norbert

Freut mich das es jetzt klappt.

Ich hab doch gesagt das wir das hinbekommen...