Suche nach Managementsystem für MS-Office-Dateien

Liebe Forengemeinde,

ich hoffe sehr, dass ihr mir bei meiner Suche nach einem adäquaten Programm helfen könnt, denn wir sind auf der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem. Kurz zur Erklärung:

Wir sind eine kleine Firma und es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die letzte Version eines Dokuments (doc, xls, u.a.) haben. Die Dateien liegen also auf dem Firmenserver.

Bislang nutzen wir das Programm WOMBAT FOR RESMAN, dessen Entwicklung jedoch leider nicht mehr fortgesetzt wird. Es erlaubt uns folgende unabdingbare Funktionen, die das neue Programm auch unbedingt können sollte.

-Selbstständiges Suchen des Programms innerhalb von MS Office-Dateien (v.a. Word, Excel). Also bei der Suche nach gewissen Schlagworten (Metadaten) sollte das Programm schnell und verlässlich die relevanten Dokumente anzeigen, am besten sogar in einer kurzen Vorschau. WOMBAT indexiert jeden Abend die Dateien und scannt die Inhalte. Dadurch können die Inhalte immer schnell in einem Vorschaufenster angezeigt werden

-BackUp der alten Dateien, d.h.bei jeder Änderung eines Dokuments sollte die vorherige Version in einem Backup auf dem Server hinterlegt werden

-Es sollte angezeigt werden, welcher Mitarbeiter die Datei zuletzt bearbeitet hat und wann das war

-Filtern, d.h. die Kombination von verschiedenen Suchattributen („Autor UND Suchbegriff“)

-Bei der Erstellung eines neuen Dokuments (z.B. eines neuen Auftrags) sollte das System automatisch eine neue interne (Auftrags-)Nummer vergeben


Wichtig:
Das Programm sollte auf Vista (und wenn möglich auch mit XP) laufen. Vielleicht schaut ihr euch mal kurz die Webseite von WOMBAT unter http://www.imaginarysource.biz an. Dies erklärt vielleicht am besten, was wir suchen

Hoffe ihr habt verstanden, was wir suchen Gibt es nicht ein güstiges Programm, dass solche rudimentäre Aufgaben erledigen kann?

Wäre euch für eure Hilfe dankbar!!!
GONZO

Hallo GONZO,

ich habe mir das Programm auf der Webseite mal angesehen. Das ist ja nicht so ein übliches Programm aus der Windows-Bastelecke. Ich habe vor einigen Jahren mit einem ähnlichen Programm (ALICE unter UNIX) gearbeitet. Dieses Programm wurde dann auch eingestellt, weil es zu wenig Kundschaft dafür gab. Auch die Bonner Hardthöhe benutzte dieses sauteure Programm.

Ich denke, dass du hier nicht die gewünschte Auskunft erhalten wirst, es sei denn, ein Mitglied des Forums arbeitet im Betrieb oder in der Behörde mit einem adäquaten Programm. Ich würde mal bei SAP oder dgl. nachfragen.

Grüße vom Niederrhein

So rudimentär sind diese Anforderungen gar nicht - bis auf de letzten Punkt könnte man so etwas im SharePoint darstellen.

Vielen Dank für eure Antworten!!!

Auf Sharepoint bin ich bei meinen Recherchen nun auch schon gestoßen, verstehe jedoch nicht, was das genau ist. Ist das ein weiteres Office-Produkt? Ein Upgrade, welches auf Office gesetzt wird? Und welche Version (irgendwie gibt es 10 Sharepoint Versionen) benötigt man? Und was kostet Sharepoint (nirgendwo Preise entdeckt)?

Und was ist MS Groove? Ist das nicht das gleiche? Also irgendwie ist das alles ziemlich unübersichtlich...