Hallo,
wie wäre es denn mit der Funktion Zentral- /Filialdokument:
Hier die Beschreibung aus der WORDHILFE:
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Erstellen eines Zentraldokuments sowie von Filialdokumenten
Um ein Zentraldokument zu erstellen, beginnen Sie mit einer Gliederung und erstellen Sie dann neue Filialdokumente bzw. fügen Sie vorhandene Elemente hinzu.
Festlegen des Speicherorts für die Dokumente
Legen Sie in Microsoft Windows Explorer ein Verzeichnis fest, in dem das Zentraldokument und die Filialdokumente gespeichert werden sollen.
Wenn Sie vorhandene Microsoft Word-Dokumente als Filialdokumente verwenden möchten, verschieben Sie diese Dokumente in das gewählte Verzeichnis.
Erstellen des Zentraldokuments
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
Gliedern eines neuen Zentraldokuments
Klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf .
Klicken Sie im Menü Ansicht auf Gliederung.
Geben Sie die Überschriften für den Dokumenttitel und für jedes Filialdokument ein. Stellen Sie sicher, dass nach dem Eingeben jeder Überschrift die EINGABETASTE gedrückt wurde.
Word formatiert die Überschriften mit der integrierten Überschriftenformatvorlage Überschrift 1.
Weisen Sie jeder Überschrift eine Überschriftenformatvorlage zu (verwenden Sie z. B. Überschrift 1 für den Titel und Überschrift 2 für jedes Filialdokument). Verwenden Sie dazu die Schaltflächen auf der Symbolleiste Gliederung.
Klicken Sie auf Höher stufen , um eine höhere Überschriftsebene zuzuweisen.
Klicken Sie auf Tiefer stufen , um eine niedrigere Überschriftsebene zuzuweisen.
Umwandeln eines bestehenden Dokuments in ein Zentraldokument
Öffnen Sie das Dokument, das Sie als Zentraldokument verwenden möchten.
Klicken Sie im Menü Ansicht auf Gliederung.
Weisen Sie jeder Überschrift eine Überschriftenformatvorlage zu (verwenden Sie z. B. Überschrift 1 für den Titel und Überschrift 2 für jedes Filialdokument). Verwenden Sie dazu die Schaltflächen auf der Symbolleiste Gliederung.
Klicken Sie auf Höher stufen , um eine höhere Überschriftsebene zuzuweisen.
Klicken Sie auf Tiefer stufen , um eine niedrigere Überschriftsebene zuzuweisen.
Hinzufügen von Filialdokumenten zum Zentraldokument
Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:
Erstellen eines Filialdokuments aus einer Gliederungsüberschrift
Sie müssen über eine Gliederung eines Zentraldokuments verfügen, um anhand einer Gliederungsüberschrift ein Filialdokument zu erstellen.
Klicken Sie im Menü Ansicht auf Gliederung.
Markieren Sie im Zentraldokument die Überschriften und Texte, die Sie in Filialdokumente aufteilen möchten.
Vergewissern Sie sich, dass die erste Überschrift der Markierung mit der Überschriftenformatvorlage oder mit der Gliederungsebene formatiert ist, die Sie für den Beginn jedes Filialdokuments verwenden möchten. Wenn die Auswahl z. B. mit Überschrift 2 beginnt, wird von Word für jede Überschrift 2 im markierten Text ein neues Filialdokument erstellt.
Klicken Sie auf der Symbolleiste Gliederung auf Filialdokument erstellen .
Word fügt einen fortlaufenden Abschnittsumbruch vor und nach jedem Filialdokument ein.
Anmerkungen
Wenn die Schaltfläche Filialdokument erstellen nicht verfügbar ist, müssen Sie zuerst auf Filialdokumente erweitern klicken.
Wenn Sie ein Filialdokument zu einem Zentraldokument hinzugefügt haben, verschieben oder löschen Sie es erst dann, wenn Sie es aus dem Zentraldokument entfernt haben.
Das Umbenennen von Filialdokumenten muss über die entsprechenden Zentraldokumente erfolgen.
Einfügen eines bestehenden Word-Dokuments in ein Zentraldokument
Öffnen Sie das Zentraldokument und klicken Sie im Menü Ansicht auf Gliederung.
Um reduzierte Filialdokumente zu erweitern, klicken Sie auf der Symbolleiste Gliederung auf Filialdokumente erweitern .
Klicken Sie auf die Stelle, an der das bestehende Dokument hinzugefügt werden soll.
Stellen Sie sicher, dass Sie auf eine Leerzeile zwischen bestehenden Filialdokumente klicken.
Klicken Sie auf der Symbolleiste Gliederung auf Filialdokument einfügen .
Geben Sie im Feld Dateiname den Namen des Dokuments ein, das hinzugefügt werden soll, und klicken Sie dann auf Öffnen.
Word fügt einen Abschnittsumbruch (Nächste Seite) vor und einen fortlaufenden Abschnittsumbruch nach jedem Filialdokument ein.
Speichern Sie das Zentraldokument
Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.
Wählen Sie den Speicherort aus, den Sie zu Beginn dieser Prozedur festgelegt haben, geben Sie einen Dateinamen für das Zentraldokument ein und klicken Sie anschließend auf Speichern.
Word weist jedem Filialdokument auf der Grundlage der ersten Zeichen der Überschrift des Filialdokuments in der Gliederung des Zentraldokuments automatisch einen Dateinamen zu. So wird ein Filialdokument, das mit der Gliederungsüberschrift Kapitel 1 beginnt, Kapitel 1.doc genannt.
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Gruß
Ixus
