wenn ich Dich richtig verstehe, kann ich Dir bei dem, was Du Dir vorstellst nicht weiterhelfen. Was Du da beschreibst, ist eine Applikation, etwas Ausprogrammiertes, mit Eingabe-Masken und am besten mit einer Datenbank als Basis und das kann man - wenn überhaupt - in OpenOffice nur durch den Einsatz von Makro-Programmierung realisieren.
Das einzige, was ich Dir hätte sagen können wäre der Einsatz des Befehls SVERWEIS, mit dem man Inhalte von anderen Tabellen an aktueller Stelle einfügen kann. Ich benutze das z.B. in einem Ferien- und Ueberzeitenjournal. Wenn ich eine neue Zeile einfüge, gebe ich in der ersten Spalte das Kürzel des Mitarbeiters an und in den Spalten daneben steht dann eben dieser SVERWEIS-Befehl, der zu diesem Kürzel weitere Daten wie z.B. den Namen hereinholt.
Aber ich glaube nicht, das es das ist, was Du Dir vorstellst,
tut mir leid.